O que é videoconferência? Entenda como funciona esse recurso tão imprescindível em empresas modernas
As videoconferências se tornaram uma forma de comunicação popular especialmente graças aos smartphones. No entanto, a qualidade das chamadas via celular muitas vezes deixa a desejar, de forma que muitas pessoas ainda têm uma opinião receosa sobre o assunto. Para saber de fato o que é videoconferência, é preciso conhecer os equipamentos de uso profissional.
Uma videoconferência, como o próprio nome indica, é a uma conferência que pode ser realizada por meio de vídeo. Suas características principais incluem a redução de custos e o aumento da qualidade nas chamadas em áudio e vídeo, permitindo que aqueles que estão em uma determinada sala possam ver e ouvir com clareza e sem delays consideráveis.
Redução de custos é um ponto crucial
Reuniões costumam ser onerosas para as empresas, especialmente aquelas que exigem deslocamentos. Uma simples viagem, por exemplo, do Rio de Janeiro para São Paulo, implica em gastos com passagens aéreas, eventualmente com hotéis e alimentação. Além disso, há o tempo de deslocamento a ser considerado. No final das contas, perde-se dias inteiros de trabalho apenas por conta de uma ou duas horas de reunião.
As videoconferências reduzem todos esses custos. Os profissionais continuam se deslocando normalmente para a sede da empresa e, partir de lá, podem conversar com pessoas de qualquer parte do mundo, em áudio e vídeo, em tempo real e de uma forma muito mais tranquila e confortável.
Lista de benefícios é extensa
Além do aumento na produtividade e da redução de custos, podemos elencar uma série de possibilidades que os sistemas de videoconferência oferecem. A prospecção de novos mercados, por exemplo, é uma das possibilidades. Em geral, palestrantes costumam passar boa parte do tempo em viagem entre uma cidade e outra e nesse meio tempo ficam impossibilitados de atender outros compromissos.
As soluções de videoconferência podem ser a solução para ampliar o número de palestras. Os sistemas de educação à distância evoluem no sentido de tornar acessíveis palestrantes e personalidades ao grande público. Uma mesma conferência, por exemplo, pode ser transmitida simultaneamente para vários lugares, aumentando o público ao mesmo tempo em que os custos são reduzidos.
Operando com uma estrutura profissional
Embora o conceito de uma videoconferência seja simples, é preciso levar em consideração uma série de fatores na hora de montar uma estrutura profissional de transmissão de vídeo na sua empresa. A começar pelo equipamento escolhido, que deve garantir qualidade de áudio e de imagem de forma que não haja distorções na comunicação.
Aquelas empresas que pretendem fazer videoconferências com muitas pessoas, precisam estar atentas a kits completos que incluam câmeras e microfones de boa qualidade. Nesses casos, a solução passa ainda pela adoção de recursos mais avançados como gestão da rede de vídeos, uso de links dedicados entre outras possibilidades.
O ambiente de uma sala de reunião preparada para videoconferências também é distinto. Por exemplo, a iluminação e a acústica do local precisam ter as características adequadas de forma que se possa potencializar essas oportunidades. A organização do local, a disposição dos equipamentos e o cabeamento necessário são parte de um bom projeto de customização desses ambientes.
Obviamente, há ainda as soluções mais simples de videoconferência, que podem ser executadas mediante a locação de equipamentos para ações pontuais. Contudo, em médio e longo prazo, pode ser mais interessante fazer um investimento nessa infraestrutura desde que o seu modelo de negócios justifique essa possibilidade.
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